Entenda como fazer a organização dos processos escolares!

Um gestor que planeja, simplifica e agiliza os processos escolares garante sucesso e destaque para a instituição. O desempenho adequado da escola depende de boas práticas administrativas, aliadas a uma visão sistêmica sobre os diversos mecanismos de funcionamento da escola.

Entretanto, tornar os processos escolares mais eficazes não é tão intuitivo: requer esforço, desenvoltura e, principalmente, preparo do gestor. Nesse sentido, nós trouxemos algumas dicas importantes sobre como organizar a administração da sua escola de forma mais ágil e produtiva. Quer entender melhor? Então continue lendo este texto!

A lógica administrativa como diferencial

A qualidade de uma instituição de ensino é definida pela habilidade do gestor em integrar os diversos setores. Cada parte da escola não funciona isoladamente; todas desempenham papéis estratégicos para o andamento da instituição — compreender isso é o que diferencia um bom gestor de um excelente. Por isso, é essencial estruturar o trabalho da escola com o máximo de esforço e dedicação.

Coordenar processos internos da instituição é um desafio que se apresenta diariamente para os gestores. Temas como acompanhamento financeiro, gestão de contratos e até desenvolvimento de programas com relevância social dependem dessa visão global, já que não há progresso sem estruturação. Por isso, é primordial prezar pela qualidade administrativa, mas sem perder de vista o papel social da escola.

Além disso, os valores da instituição também definem o rumo de processos escolares que abrangem os alunos e os responsáveis. Desde a captação até o final do período letivo, passando pela matrícula e pela forma de comunicação com as famílias, a escola deve focar no engajamento do seu público e na democratização da gestão para alcançar a prosperidade da instituição e o destaque no mercado educacional.

A estruturação dos processos escolares

Trazer sinergia entre os diversos setores da escola e, ao mesmo tempo, ter mais autoridade sobre a gestão são as bases para repensar a lógica organizacional da instituição. É preciso abranger as principais dimensões da escola nessa estruturação: a administração, a pedagogia, o financeiro e o pessoal. Entenda como integrar essas ideias nos procedimentos institucionais.

Organize a matrícula

Preparação é tudo. Antes de abrir o processo admissional, é preciso que a equipe gerencial estabeleça um cronograma, prepare o formato dos documentos e redija os modelos de contratos com antecedência. Faça o atendimento individualizado e humanizado, mas ágil e sistematizado. Ao montar as turmas, tome cuidado para não exceder a capacidade física da escola e, ao mesmo tempo, não sobrecarregar a rotina de trabalho dos professores.

Arquive documentos apropriadamente

Não subestime a importância de um profissional especializado em biblioteconomia para gerenciar os documentos da instituição. Além disso, uma boa opção é apostar na digitalização dos arquivos e no armazenamento em nuvem —  já que assim, há mais segurança e menos impacto ambiental. Os sistemas de gestão também são opções factíveis e, simultaneamente, sustentáveis, já que eles executam inúmeras tarefas de forma simplificada e segura, além de contar com bancos de dados.

Levante demandas e faça pesquisas de satisfação

É de suma importância que o gestor tome suas decisões baseado em métricas e dados objetivos. Para isso, o levantamento de demandas por meio de pesquisas de satisfação é uma ótima ferramenta, que gera engajamento e torna a gestão mais democrática. Entretanto, é importante destacar que devem ser consideradas tanto as demandas internas (de funcionários) quanto externas (de estudantes e responsáveis), já que cada uma conta com suas vicissitudes e perspectivas diferentes.

Faça um planejamento estratégico

Um modelo de gestão focado na eficiência dos processos nunca está pronto, mas se encontra em constante avaliação e renovação. Nesse sentido, planejar estrategicamente significa acompanhar de perto as dificuldades da instituição e pensar em soluções simples e inovadoras. Por exemplo, não basta mediar conflitos: é necessário implementar um programa de combate ao bullying. Ou comprar computadores mais modernos não significa implementar tecnologia, mas adotar um software de gestão, sim.

Trace metas e objetivos

Quais são os planos a longo prazo para o desenvolvimento da instituição? E a curto prazo? Quais são os meios disponíveis para concretizar essas ideias? Quais as taxas de captação e de evasão da escola? Como os investimentos vão impactar o orçamento da escola?

As perguntas servem como pontapé inicial para avaliar e diagnosticar a situação atual da escola e pensar nos próximos passos a serem dados pela instituição. Avaliar os níveis de cancelamento de contrato ou as flutuações no orçamento são procedimentos importantes para fazer projeções realistas. Lembre-se de incluir os times de marketing e de vendas nessas análises.

Trabalhe a comunicação interna e externa

Já mencionamos sobre a importância de integralizar os setores da escola. Entretanto, executar essa tarefa não é tão simples quanto concebê-la, já que o clima organizacional pode ser diferente, de acordo com a rotina e as atribuições do setor. Para garantir a eficiência dos processos, é indispensável que os setores se comuniquem entre si.

Nesse sentido, é impossível dissociar a área financeira do marketing e das vendas. Ou separar as atividades da secretaria daquelas realizadas pelos professores (lançamento de notas, montagem de horários, elaboração dos boletins). Enfim, a capacidade dos setores se integrarem depende da percepção dos funcionários sobre a instituição e do entendimento deles sobre os valores e as políticas institucionais.

O papel dos sistemas de gestão na organização institucional

Para possibilitar a integração entre o pedagógico, o administrativo e o operacional dentro da escola, os softwares de gestão são ferramentas primordiais. Eles não só facilitam a rotina dos funcionários e dos alunos, mas também se configuram como um diferencial para a instituição interessada em modernizar seu modelo de gestão.

Dentro de um mesmo sistema, é possível ter acesso rápido a diversas informações, de forma prática e intuitiva. Desde o acompanhamento de inadimplência até o desempenho dos professores, um bom sistema oferece funcionalidades e ferramentas que aumentam a autoridade do gestor sobre a instituição. Dessa maneira, há mais previsibilidade sobre o impacto das decisões nos diversos âmbitos da escola, indo em consonância com a ideia de uma visão global da instituição, sem partes isoladas.

A lógica administrativa é caracterizada pela postura e pelos valores do gestor. Encontrar o equilíbrio entre práticas eficientes de gerenciamento, promoção da qualidade de vida dos funcionários e cuidado com a trajetória dos estudantes não é tarefa fácil. É preciso destreza para coordenar os inúmeros processos escolares, sobretudo pelo impacto que qualquer decisão tem sobre o ambiente institucional. Por isso, os sistemas de gerenciamento vêm ganhando tanta força nas instituições de educação.

Agora que você sabe como organizar melhor as metodologias da sua escola, com base em uma visão integralizada dos processos, está na hora de colocar a mão na massa. Entre em contato conosco e venha conhecer como o sistema Seduca vai agregar valor à sua instituição. Pare de perder tempo!

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