Confira agora 3 dicas para manter o acervo acadêmico digital

Você considera que a manutenção de um acervo acadêmico digital é uma boa opção para a sua escola, mas ainda tem dúvidas sobre esse tipo de arquivo? Então, pare de se preocupar agora mesmo. Neste post, você conhecerá mais sobre o assunto e aprenderá 3 dicas para manter o acervo acadêmico digital de sua instituição de ensino.

O acervo acadêmico diz respeito aos documentos referentes à vida escolar dos estudantes. A seção VIII da Portaria MEC nº 315/2018 disciplina a matéria e dispõe que tudo o que comprova os estudos dos discentes deve ser mantido também em meios digitais.

Apesar de a Portaria ser destinada às instituições de ensino superior tanto públicas quanto privadas, ela oferece diretrizes importantes para escolas de todos os níveis de educação. Acompanhe o artigo e aprenda mais!

1. Adote um software

Para que a escola mantenha um acervo acadêmico digital é essencial que seja utilizado um software especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos. Tal sistema deve apresentar boa capacidade de preservar o acervo digital por meio do gerenciamento de uma base de dados adequada.

Além disso, o software deve conter uma forma de indexação que permita a recuperação do acervo, bem como sua segurança e preservação. Para que esse sistema funcione de maneira eficiente, uma boa ideia pode ser a contratação de uma empresa especializada em tecnologia com foco em educação.

2. Siga uma metodologia ao digitalizar os documentos

Os documentos precisam passar por um processo especial de preparação antes da digitalização. Eles devem ser higienizados e ter os grampos retirados ou outros objetos devem ser retirados dos papéis para que o processo não seja prejudicado.

É muito importante organizar esse procedimento e seguir sempre os mesmos padrões para manter a ordem e o planejamento inicial. Lembre-se também de digitalizar os documentos à medida que eles são produzidos ou recebidos. Assim, o acúmulo de trabalho e a desorganização serão evitados.

3. Crie um comitê gestor

A partir do momento em que a escola decidir adotar um acervo acadêmico digital, é fundamental criar um comitê gestor. Esse grupo deverá ser responsável por todo o planejamento dos procedimentos e pela elaboração de cada etapa, de forma a garantir uma boa execução do projeto.

Além disso, o comitê gestor deverá implementar e acompanhar uma política de segurança com a finalidade de proteger o acervo acadêmico. Ele deverá, também, estar atento às normas e requisitos legais, para garantir que todas as políticas de arquivo sejam respeitadas e toda a legislação pertinente seja cumprida.

A importância da manutenção do acervo acadêmico digital está na redução do volume de papel, aumento na agilidade do atendimento, melhora na segurança da informação, diminuição do risco de extravio de documentos e melhor aproveitamento do espaço físico.

Você gostou das nossas dicas para manter o acervo acadêmico digital em sua escola? Lembre-se de que essa é uma ótima opção para melhorar os processos de gestão documental e de atendimento a alunos e a ex-alunos.

Para aprender ainda mais, leia nosso texto sobre a importância da comunicação interna escolar. Boa leitura!

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *