Entenda como fazer a previsão de gastos em sua escola agora mesmo

Gerenciar uma escola requer habilidade por parte dos gestores. Com tantas áreas para administrar, manter o bom funcionamento de uma instituição de ensino vai muito além da atenção com professores, alunos e pais. Uma parte essencial desse processo é a gestão financeira, sendo necessária uma atenção especial para a previsão de gastos.

Para ter sucesso ao lidar com dinheiro, é preciso controlar e monitorar de perto todas as receitas e despesas. Por isso, se você quer aprender como prever os gastos e manter a estabilidade financeira da sua escola, continue lendo este texto!

O que influencia na previsão de gastos?

Para fazer um bom planejamento de despesas na escola, é preciso ficar atento a alguns pontos. Afinal, não basta apenas reajustar a mensalidade e diminuir os gastos; é preciso ter previsibilidade. Os principais tópicos são:

  • fluxo de caixa: ter controle sobre o montante que entra e sai das reservas financeiras, bem como os dias em que essas movimentações acontecem, é essencial;
  • inadimplência: a administração deve se planejar para os meses em que os pais não pagarem as mensalidades;
  • desperdício: muitas escolas fazem vista grossa para o uso excessivo de recursos;
  • despesas com funcionários: além de professores, a escola também é composta por colaboradores administrativos, da higiene, da portaria, entre outros;
  • investimentos: as aplicações devem ser feitas de maneira estratégica;
  • imprevistos: é comum que a estrutura física da instituição deva passar por reformas ou consertos emergenciais.

Ao levar esses fatores em consideração, a direção da escola estará mais próxima da gestão eficiente dos recursos financeiros.

Como fazer a previsão de gastos corretamente?

Pode parecer difícil, mas basta seguir alguns passos para garantir a previsibilidade das despesas de uma escola. Confira algumas dicas para aumentar a efetividade do seu planejamento.

Defina prioridades

Toda escola tem despesas, e nem sempre é possível prever quais serão. Entretanto, cabe à direção definir o momento certo de gastar os recursos, para garantir que não haja desfalque no caixa. Por exemplo, manutenções preventivas devem ter prioridade sobre reformas estéticas na estrutura do prédio.

Tenha um orçamento geral

Mapeando os gastos e listando as arrecadações de meses anteriores, é possível ter uma média da quantia mensal necessária para o funcionamento da escola, bem como as datas de entrada e saída de recursos. Fazer um planejamento orçamentário é imprescindível, já que além das despesas fixas, é necessário se preparar para eventualidades sem desequilibrar as reservas.

Faça um planejamento estratégico

Com base em um plano estratégico de gestão escolar, a direção consegue tomar decisões mais seguras e efetivas na hora de investir os recursos. O planejamento estratégico estabelece métricas e levanta dados, que são usados para acompanhar de perto os processos escolares. Desse modo, a direção identifica pontos de melhoria, além de se beneficiar de um investimento maior ou de um uso mais consciente dos materiais.

Use a tecnologia a seu favor

Embora os programas para criação de planilhas ofereçam inúmeras funcionalidades, não é preciso ser especialista para usar os recursos do Excel na previsão de gastos. Inserir dados e compará-los não é difícil e requer apenas conhecimento básico em edição de planilhas.

Também já existem sistemas específicos que auxiliam na gestão escolar, fornecendo dados e funcionalidades de maneira integrada. Administrar por meio de softwares dá ao gestor mais informações para analisar os gastos em um contexto mais amplo, a partir de dados reais e com mais organização.

A previsão de gastos é essencial para o sucesso da gestão escolar. A falta de balanço nos recursos financeiros impacta diretamente na rotina de todos que frequentam a instituição. Um corte de gastos na forma de uma demissão reflete na produtividade e na qualidade de vida dos funcionários de um setor, assim como diminuir a qualidade dos equipamentos pode causar sérios problemas se isso não for feito com cuidado.

O ideal é que seja executado um planejamento rigoroso de despesas e arrecadações. A saúde financeira de uma instituição depende da capacidade da sua direção de se preparar e tomar decisões eficazes, baseadas em evidências concretas. E, nisso, a tecnologia é uma aliada essencial.

Agora que você já sabe como fazer uma previsão de gastos, o que está esperando para organizar as despesas da sua escola? Para ajudar, leia este texto sobre a importância de um sistema de gestão escolar.

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